Voedselveiligheid is een onderwerp dat binnen een levensmiddelen producerend bedrijf en op de werkvloer heel belangrijk is. Immers, de werkvloer, dus daar waar het voedsel bereid wordt, is de basis van de voedselveiligheid. Dit betekent dat de werkvloer goed geïnformeerd moet zijn over de gevolgen wanneer men er te lichtvaardig mee omgaat. Want wanneer men niet voldoende de (persoonlijke) hygiëneregels in acht neemt, de processen niet op een juiste manier uitvoert of het niet zo nauw neemt met de afspraken, kunnen de gevolgen ernstig zijn voor zowel de consument als voor het bedrijf.

 

Van vaste kracht tot uitzendkracht

KTBA heeft het motto: ‘Wij maken de wereld iedere dag een stukje voedselveiliger’. Wij zijn van mening dat er binnen elke levensmiddelen producerende organisatie een beleid hoort te zijn over omgangsvormen- en regels t.a.v. de voedselveiligheid. Het beleid, dat vaak gemaakt wordt door het management, hoort bekend te zijn bij alle collega’s in de organisatie. Dus van vaste kracht tot uitzendkracht.

 

Beleid is een cultuurdrager

De verantwoordelijkheid wordt snel door het management belegd bij de Kwaliteitsafdeling, specifiek de QA-manager. De QA-manager is zeker een belangrijke spil in deze context, echter zijn werkzaamheden ontslaat het management niet van haar verantwoordelijkheid. Beleid en hoe daarmee om te gaan, is binnen een organisatie een cultuurdrager. Men kan alles in processen en procedures vastleggen en deze maandelijks bespreken, maar belangrijker is hoe men er mee omgaat, hoe men ondersteuning ervaart, hoe er gecorrigeerd wordt en hoe het management betrokken is. Juist deze onderwerpen zijn nieuw in de IFS Food version 7 norm.

 

Een cultuurverandering wordt wel eens vergeleken met een tanker op de oceaan. Het sturen in een andere (cultuur)richting gaat niet snel, maar is een proces dat lang, soms jaren, kan duren. Het is cruciaal om een verandering door te voeren.

 

Voedselveiligheidscultuur wordt steeds belangrijker, zeker na de eisen vanuit de GFSI die intussen zijn opgenomen in BRCGS Foodsafety 8, IFS Food 7 en de FSSC 22000 V5.1. Doordat het opgenomen is in de GFSI-normen, wordt er in een beoordeling gekeken naar de implementatie van de voedselveiligheidscultuur en is het een toegevoegd onderwerp.

 

Voedselveiligheidscultuur is een onderdeel van het eerste hoofdstuk van de norm. Onze ervaring is dat de auditor of beoordelaar bij de start al de managementbetrokkenheid en het beleid op voedselveiligheid onderzoekt. Wanneer dat in die fase als onvoldoende wordt ervaren door de auditor of beoordelaar, bestaat de kans dat de audit of beoordeling wordt gestopt. Sommige klanten van KTBA hebben dat al mogen ervaren.

 

 

5 bronnen vanuit de GFSI

Vanuit de GFSI zijn 5 bronnen waarop de voedselveiligheidscultuur wordt beoordeeld:

• Leiderschap
• Communicatie
• Inzet
• Middelen
• Risicobewustzijn

Als extra heeft KTBA een 6^e onderdeel toegevoegd:

• Betrokkenheid

 

Betrokkenheid wordt als basis gezien van de 5 normen. Betrokkenheid in leiderschap en communicatie zorgen voor begrip en gedragenheid. Betrokkenheid in inzet en middelen geeft een waardering vanuit de organisatie. Betrokkenheid in risicobewustzijn zijn de extra paar ogen die de organisatie verder kan helpen in het voedselveiligheidsbewustzijn.

 

Om een goede start te maken heeft KTBA een Food Safety Culture (FSC) analyse ontwikkeld waar deze 5/6 normen in kaart worden gebracht. Hij wordt gebruikt als 0-meting en de FSC-analyse komt jaarlijks terug in de voorbereiding op een beoordeling door de betreffende certificerende instelling.

 

Het onderwerp cultuur krijgt steeds meer aandacht vanuit de certificerende instellingen. De normen zoals gedefinieerd vanuit de GFSI worden steeds nadrukkelijker meegenomen in de totaalbeoordeling. Het betreft geen eenmalige actie, maar een jaarlijks terugkerende actie waarbij de progressie ook duidelijk zichtbaar wordt in de rapportage en actieplannen. Wij constateren dat het opvolgen van de punten van het actieplan een belangrijk onderdeel is van de beoordeling.

 

Drie ervaringen Food Safety Culture:

-Het niet opvolgen van de geconstateerde verbeterpunten uit het actieplan, heeft ertoe geleid dat de beoordelaar overwoog om zijn beoordeling niet verder uit te voeren. Hij gaf een Major op het geconstateerde feit. De overige issues op voedselveiligheidsgebied waren voorheen als positief beoordeeld. Het nu laten liggen, of niet juist uitvoeren van actiepunten, geeft de beoordelaar het recht om de beoordeling te stoppen. Een van onze klanten heeft dat onlangs nog mogen ervaren.

-Bij een andere relatie hebben wij de FSC analyse uitgevoerd. In de rapportage gaven wij het advies om meer betrokkenheid vanuit het management naar de werkvloer te tonen, meer en duidelijkere communicatie in de organisatie te brengen en op een andere manier om te gaan met de aangedragen verbeterpunten. In de voedselveiligheidscultuur constateerden wij dat er een hele andere beleving was tussen management en werkvloer op de onderdelen leiderschap en communicatie.

-Een internationale organisatie hecht veel waarde aan de Voedselveiligheid en de wijze waarop die wordt beleefd binnen de organisatie. Deze organisatie heeft een KTBA FSC analyse laten uitvoeren. De uitkomst van deze analyse was positief op de normen. Op enkele onderdelen zijn verbeteringen aan te brengen. Deze organisatie vindt het belangrijk dat het management nadrukkelijk betrokken wordt in de verbeterpunten. Hiervoor zijn er sessies georganiseerd om de cultuur te verbeteren op de 5/6 normen die uit het FSC-analyse en advies naar voren zijn gekomen.

Waar bestaat de KTBA FSC analyse uit?

• Een anonieme enquête uitgezet in en door de organisatie (vooraf afgestemd op de populatie)
• Veldonderzoek (toets op de werkvloer) in alle lagen van de organisatie
• Rapportage organisatie per afdeling, per functie/ rol, per locatie (indien van toepassing)
• Aanbevelingen in concrete acties
• Bespreking met opdrachtgever en actieplan bepalen

 

Uiteraard ondersteunen wij graag in de verdere aanpak en het uitvoeren van het actieplan.

Wilt u ook, net als wij, de wereld iedere dag een stukje voedselveiliger maken en echt weten waar u staat binnen uw eigen voedselveiligheidscultuur? Laat dan een 0-meting uitvoeren met de KTBA FSC-analyse en ontdek snel wat u zelf kunt of nog moet doen.