Grip op kwaliteit begint bij structuur

Documentatiebeheer draait niet alleen om opslag, maar om:

• beschikbaarheid (vindt iedereen wat hij moet weten?)

• actualiteit (is wat je uitvoert ook wat er beschreven staat?)

• en beheersbaarheid (wie wijzigt, beheert, publiceert en borgt?)

Zonder structuur wordt documentatie onbetrouwbaar. Met structuur wordt het een krachtige tool voor borging, training en verbetering.

Informatiehuishouding is een vorm van leiderschap. Het zegt iets over wat je belangrijk vindt, en over hoeveel ruimte je mensen geeft om zelfstandig kwaliteit te leveren. Leiderschap in documentatiebeheer betekent:

• processen scherp definiëren

• rollen en rechten goed beleggen

• en zorgen voor eenvoud, toegankelijkheid en veiligheid

Zo wordt documentatie niet een last, maar een leidraad.

Compliance – SharePoint of stand-alone documentbeheer

Documentatie wordt beheerd via een eenvoudig systeem, zoals SharePoint of een losstaande tool. Basisdocumenten zijn opgeslagen, gelabeld en toegankelijk voor de juiste gebruikers.

Compliance+ – Functioneel en geborgd documentatiebeheer

De organisatie werkt met een systeem dat volledige functionaliteit ondersteunt: revisiebeheer, goedkeuringsflows, rollen- en rechtenstructuur, leesbevestigingen en archivering. Documenten zijn formeel vastgelegd, en gekoppeld aan processen, teams of locaties.

Strategisch – Documentatie als bron voor analyse en verbetering

Documentatiebeheer wordt benut als bron van stuurinformatie. Herzieningsdata, wijzigingsredenen, foutmeldingen of auditbevindingen worden geanalyseerd. Er is een PDCA-structuur rond documentbeheer. Informatie ondersteunt verandermanagement, risicobeheersing en kennisborging.