Le contrôle de la qualité commence par la structure

La gestion de la documentation ne se limite pas au stockage, elle consiste à :

• disponibilité (est-ce que tout le monde sait ce qu'il doit savoir ?)

• actualité (est-ce que ce que vous faites est également décrit ?)

• et gérabilité (qui change, gère, publie et garantit ?)

Sans structure, la documentation devient peu fiable. Avec sa structure, ce sera un puissant outil d'assurance, de formation et d'amélioration.

La gestion de l'information est une forme de leadership. Cela en dit long sur ce que vous trouvez important et sur l'espace que vous donnez aux gens pour qu'ils fournissent de la qualité de manière indépendante. Le leadership en matière de gestion de la documentation signifie :

• définir les processus avec précision

• investir correctement les rôles et les droits

• et garantir la simplicité, l'accessibilité et la sécurité

De cette façon, la documentation ne devient pas un fardeau, mais un guide.

Conformité : gestion de documents SharePoint ou autonome

La documentation est gérée via un système simple, tel que SharePoint ou un outil autonome. Les documents de base sont stockés, balisés et accessibles aux utilisateurs concernés.

Compliance+ — Gestion de la documentation fonctionnelle et sécurisée

L'organisation utilise un système qui prend en charge toutes les fonctionnalités : gestion des révisions, flux d'approbation, structure des rôles et des droits, confirmations de lecture et archivage. Les documents sont officiellement enregistrés et liés aux processus, aux équipes ou aux sites.

Stratégique — La documentation comme source d'analyse et d'amélioration

La gestion de la documentation est utilisée comme source d'informations de gestion. Les dates de révision, les raisons des modifications, les messages d'erreur ou les résultats de l'audit sont analysés. Il existe une structure PDCA autour de la gestion des documents. Les informations contribuent à la gestion du changement, à la gestion des risques et à l'assurance des connaissances.